Identità dei Contitolari del Trattamento

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”), si forniscono agli

interessati le informazioni relative al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito

dell’organizzazione e gestione dell’evento sportivo denominato “SandRimini 2026”. I Contitolari del

trattamento, ai sensi degli articoli 4 e 26 del GDPR, sono la società Beside Management S.r.l. con sede

in Corso d’Augusto, 115 – 47921 Rimini (RN), cod. fisc.: 03583110402, e S.S.D. Never Give Up a r.l.

con sede in Via Soardi, 5 – 47921 Rimini (RN), cod. fisc: 15021681000. I Contitolari determinano

congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali connessi all’organizzazione,

gestione e promozione dell’evento. Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali,

gli interessati possono contattare i Contitolari agli indirizzi e-mail besidemanagement@pec.it e

nevergiveup@pec.cloud È altresì possibile contattare il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

designato all’indirizzo dpo@besideevents.it.

Tipologia di Dati Trattati e Natura del Conferimento

Il trattamento riguarda i dati personali forniti dagli interessati in sede di iscrizione all’evento, tra cui

dati identificativi e anagrafici, dati di contatto, nonché informazioni relative al team di appartenenza

e alla categoria sportiva. Nell’ambito dell’organizzazione dell’evento, i Contitolari trattano altresì

categorie particolari di dati personali ai sensi dell’articolo 9 del GDPR, con particolare riferimento ai

dati relativi alla salute contenuti anche nei certificati medici richiesti dalla normativa vigente in

materia di attività sportiva, nonché ai dati che possono indirettamente rivelare lo stato di salute degli

interessati, quali quelli desumibili dalla eventuale documentazione o rappresentazione audiovisiva

degli atleti. Il conferimento dei dati richiesti è necessario per la partecipazione all’evento; il mancato

conferimento comporta l’impossibilità di perfezionare l’iscrizione e di prendere parte alle gare.

Finalità del Trattamento e Basi Giuridiche

I dati personali sono trattati per finalità connesse e strumentali all’organizzazione dell’evento, ivi

incluse la gestione amministrativa e logistica delle iscrizioni, la formazione delle liste di gara,

l’eventuale tesseramento presso enti di promozione sportiva e organismi riconosciuti, nonché

l’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia sportiva, assicurativa e

sanitaria. La base giuridica del trattamento dei dati comuni è costituita dall’esecuzione di un contratto

di cui l’interessato è parte, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR, nonché

dall’adempimento di obblighi legali cui sono soggetti i Contitolari, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1,

lettera c) del GDPR. Il trattamento dei dati relativi alla salute è effettuato in forza di quanto stabilito

nell’articolo 9, paragrafo 2, lettere b) del GDPR, in quanto necessario per assolvere obblighi ed

esercitare diritti in materia di sicurezza e medicina dello sport, nonché per finalità di prevenzione e

tutela dell’incolumità degli atleti.

Trattamento di Immagini e Materiali Audiovisivi

Nel corso dell’evento potranno essere effettuate riprese fotografiche e audiovisive. Le immagini e i

video che rendano identificabili gli interessati saranno trattati esclusivamente previo rilascio di

specifico, libero ed esplicito consenso, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) e, ove applicabile,

dell’articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del GDPR. Le riprese potranno essere utilizzate per finalità di

promozione e comunicazione istituzionale dell’evento mediante pubblicazione su siti web,piattaforme social e altri canali di diffusione. Resta in ogni caso ferma la possibilità per l’interessato

di revocare il consenso in qualsiasi momento.

Modalità del Trattamento e Trasferimenti di Dati

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti sia cartacei sia elettronici, nel rispetto

dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e integrità previsti dal GDPR, nonché

mediante l’adozione di adeguate misure tecniche e organizzative idonee a garantire la sicurezza dei

dati. I dati possono essere trattati anche mediante piattaforme digitali fornite da soggetti terzi, tra

cui ad esempio Google LLC, i cui sistemi possono comportare il trasferimento di dati personali al di

fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi, il trattamento avviene nel rispetto del Data Privacy

Framework (DPF) UE-USA.

Comunicazione dei Dati a Terzi

I dati personali potranno essere comunicati a soggetti terzi coinvolti nell’organizzazione e gestione

dell’evento, quali fornitori di servizi tecnici e informatici, enti di promozione sportiva e partner anche

istituzionali, i quali tratteranno i dati in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28

del GDPR o, ove previsto, in qualità di titolari autonomi. Alcuni dei dati dei partecipanti potranno

inoltre essere comunicati a Sponsor e Partner dell’evento, che agiranno come titolari autonomi del

trattamento limitatamente alle attività di comunicazione multimediale, senza che ciò comporti la

trasmissione di recapiti telefonici o indirizzi e-mail per finalità di marketing diretto.

Periodo di Conservazione dei Dati

I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle

finalità per cui sono stati raccolti. In particolare, i dati anagrafici, amministrativi e contrattuali, inclusi

i moduli di iscrizione, le liberatorie e la documentazione relativa al consenso, saranno conservati per

un periodo non superiore a dieci anni, in conformità ai termini previsti dalla normativa civilistica,

anche per finalità di tutela legale e gestione di eventuali contenziosi. I dati relativi alla salute saranno

conservati nei limiti e secondo le modalità previste dalla normativa in materia di medicina dello sport.

Le immagini e i materiali audiovisivi raccolti sulla base del consenso saranno conservati per un

periodo massimo di trentasei mesi; i contenuti eventualmente pubblicati online potranno rimanere

accessibili come parte dell’archivio storico dell’evento, ferma restando la possibilità per l’interessato

di richiederne la rimozione, ove tecnicamente possibile.

Diritti degli Interessati e Reclamo all’Autorità di Controllo

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dai Contitolari, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati

personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento e la portabilità dei

dati. Gli interessati hanno altresì il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati

personali che li riguardano effettuato per il perseguimento di un legittimo interesse dei Contitolari,

nonché il diritto di revocare il consenso precedentemente prestato senza pregiudicare la liceità del

trattamento basata sul consenso prima della revoca. Resta inoltre fermo il diritto di proporre reclamo

all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’articolo 77 del GDPR, qualora si

ritenga che il trattamento violi la normativa vigente.