trattamento dati
Informativa sul trattamento dei dati personali
ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
Desideriamo informarla che i suoi dati personali, forniti per la partecipazione all’evento Sand Rimini 2023 in occasione delle iscrizioni e dell’adesione alle nostre attività, saranno trattati con strumenti informatici ed elettronici nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (di seguito GDPR), del D. Lgs. 196/2003 e successive modificazioni.
Titolare del trattamento dei dati personali
Contitolari del trattamento sono le società Beside Management S.r.l. (cod.fisc./p.iva: 03583110402) con sede in Via Carlo Pisacane n. 5, 47921 Rimini (RN), indirizzo e-mail amministrazione@besidemanagement.com e S.S.D. Never Give Up a r.l. (cod.fisc./p.iva: 15021681000) con sede in Via Tagliamento n. 14, 00198 Roma (RM), indirizzo e-mail amministrazione@nevergiveup.fun (di seguito insieme contitolari e ciascuno titolare) a cui l’interessato potrà rivolgersi per l’esercizio dei suoi diritti. Gli anzidetti contitolari potranno essere contattati mediante e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica di Beside Management S.r.l. amministrazione@besidemanagement.com e al seguente indirizzo di posta elettronica di S.S.D. Never Give Up a r.l. amministrazione@nevergiveup.fun ed a mezzo raccomandata a/r presso gli indirizzi anzidetti.
Contenuto sintetico dell’accordo di contitolarità
S.S.D. Never Give Up a r.l. e Beside Management S.r.l. dichiarano e si riconoscono contitolari e corresponsabili nei confronti degli interessati (la persona i cui dati trattati si riferiscono) relativamente a tutti i trattamenti effettuati e a tutti gli eventi organizzati dalle stesse. Le informative ai sensi degli artt. 13 e 14 e seguenti del Regolamento europeo 2016/679 e le nomine a vario titolo predisposte e che saranno consegnate in occasione e comunque relative ai predetti eventi verranno redatte a nome di entrambe le società e quand’anche fossero predisposte a nome di una delle due società resta espressamente inteso tra le parti che entrambe si riterranno responsabili nei confronti dell’interessato. La società destinataria di richieste da parte dell’interessato (il soggetto cui i dati trattati si riferiscono) dovrà informare tempestivamente l’altra società ed entrambe saranno tenute ad attivarsi per dare riscontro per iscritto all’interessato nei termini di legge. In ogni caso la società che riceverà la richiesta dell’interessato sarà la sola tenuta a rispondere per iscritto al medesimo e nei termini di legge. Per quanto attiene invece alla richiesta di tesseramento alla società sportiva S.S.D. Never Give Up a r.l. la responsabilità e gli adempimenti per il trattamento dei dati personali previsti dal Regolamento UE 2016/679, dal D. Lgs. 196/2003 e suoi aggiornamenti ed in generale dalla normativa sulla protezione dei dati personali e che sono connessi e dipendenti dal tesseramento sono e saranno di esclusiva competenza e responsabilità di S.S.D. Never Give Up a r.l..
Data protection officer (Responsabile della Protezione dei dati personali)
I titolari hanno provveduto a nominare il Data Protection Officer (Responsabile della Protezione dei dati personali) ai sensi dell’art. 37 del GDPR, al quale l’interessato potrà rivolgersi per l’esercizio dei suoi diritti e che potrà essere contattato al seguente indirizzo di posta elettronica dpo@besideevents.it.
Oggetto del trattamento
Il trattamento avrà ad oggetto i dati da lei comunicati e/o acquisiti legittimamente da ciascun titolare e precisamente a titolo esemplificativo e non esaustivo:
notizie anagrafiche e identificative, ad es. nome e cognome, codice fiscale, indirizzo, residenza/domicilio, numero di telefono, indirizzo e-mail;
dati contabili/bancari (ad es. estremi del conto corrente bancario, ricevuta generata da PayPal);
dati e certificati medico sanitari, taglia (per la distribuzione dell’equipaggiamento sportivo) e sesso (c.d. dati particolari);
fotografie e registrazioni audio e riprese video, effettuate in occasione dell’evento e che, anche successivamente all’evento, potranno essere utilizzate, riprodotte e diffuse dal Titolare e dagli sponsor degli eventi medesimi con le più varie modalità (ad es. social, stampa, radio, televisione, sito internet, volantini, manifesti, locandine). NOTA: a norma del Regolamento dell’evento, nonché per ragioni di carattere organizzativo e divulgativo si anticipa che, in caso di rifiuto al trattamento dei dati fotografici/audio/video, non sarà possibile partecipare all’evento.
Finalità del trattamento dei dati
Il trattamento è finalizzato alla corretta e completa esecuzione delle finalità relative allo svolgimento delle attività precontrattuali e alla gestione del rapporto contrattuale, ivi compresi gli aspetti afferenti al rapporto assicurativo e relativi alla partecipazione all’evento degli utenti (tra cui il tesseramento degli stessi presso l’ente di promozione sportiva OPES) nonché per i connessi adempimenti di carattere contabile, fiscale e per l’adempimento di obblighi di legge.
La informiamo, inoltre, che il conferimento dei suddetti dati ha carattere obbligatorio per quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali e per rispondere a sue richieste nella fase precontrattuale, pertanto il rifiuto di fornirli, in tutto o in parte, comporterebbe l’impossibilità per lo scrivente a dar corso ai rapporti contrattuali medesimi e/o alle sue richieste.
I dati personali anagrafici e di contatto potrebbero inoltre essere trattati per ulteriori attività e precisamente di marketing, attività promozionali, invio di materiale pubblicitario relativo all’attività, ai prodotti e ai servizi propri del titolare/i e degli sponsor degli eventi.
Il conferimento di dati, non riconducibili ad obblighi legali e contrattuali, ma riferibili ad attività di marketing, attività promozionali relative a prodotti e servizi delle società ha invece carattere facoltativo poiché sono dati raccolti dallo scrivente per rendere ottimale lo svolgimento della propria attività. Il rifiuto a fornire questi dati non pregiudica l’ottimale esecuzione dei servizi e prestazioni richieste dal cliente.
I dati personali anagrafici e di contatto potranno essere inviati per motivi di marketing ed attività promozionali, sulla base del consenso espresso degli interessati, anche ai soggetti terzi elencati nel paragrafo “destinatari”.
I dati relativi alle riprese audio/video, come descritto nella presente informativa, potranno essere utilizzati sia per fini divulgativi e promozionali, sia per motivi di carattere commerciale e verranno trasferiti anche agli sponsor del Sand Rimini (controllare il paragrafo Destinatari per l’elenco completo), con le modalità e le finalità stabilite dai rispettivi Titolari del Trattamento. Le riprese audio/video saranno anche condivise con la società di produzione cinematografica Minerva, che le utilizzerà per lo sviluppo di un progetto documentaristico audio-visivo. Tali dati verranno trattati solo tramite consenso esplicito dell’interessato ma si ricorda che essi sono richiesti obbligatoriamente dal Titolare per il corretto svolgimento delle attività del Sand Rimini, di talché l’eventuale diniego al trattamento comporterà l’impossibilità a partecipare all’evento.
Tutti i dati personali potranno essere trattati a mezzo sia di archivi cartacei che informatici e telematici e comunque trattati con modalità strettamente necessarie a far fronte alle finalità sopra indicate.
Base giuridica del trattamento
I dati da lei forniti o comunque disponibili saranno trattati per le misure precontrattuali, per esigenze contrattuali e per i conseguenti adempimenti degli obblighi legali e contrattuali dalle stesse derivanti, come previsto dagli artt. 1336 e 1337 c.c. e dagli artt. 6, 7 e 8 Reg. UE 679/2016.
Per le altre finalità quali marketing/pubblicità il trattamento è basato sul consenso espresso ex artt. 6, 7 e 8 Reg. UE 679/2016.
Trasferimento dei suoi dati all’estero
I suoi dati personali saranno trattati all’interno della Unione Europea.
Qualora si verifichino i presupposti per l’eventuale trasferimento di dati personali verso paesi non appartenenti alla Unione Europea, il titolare verifica se le suddette terze parti operino in paesi in cui sia stata già emessa una decisione positiva di adeguatezza da parte della Commissione Europea.
In mancanza di decisioni di adeguatezza il titolare, prima di trasferire i dati verso paesi od organizzazioni internazionali terze, si premurerà di fornire garanzie adeguate nonché la sussistenza di obblighi di protezione e di sicurezza equivalenti a quelli garantiti dal titolare medesimo attraverso l’adozione di norme vincolanti di impresa o di clausole tipo di protezione dei dati adottate dalla Commissione Europea ovvero attraverso l’utilizzo delle altre soluzioni previste dal GDPR.
Destinatari
I dati forniti alle scriventi potranno essere comunicati in particolare a:
Enti pubblici, istituti bancari, compagnie di assicurazione
Consulenti e società di servizi che svolgono attività in outsourcing per conto del titolare
Sponsor dell’evento quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: società di produzione cinematografica Minerva, Ferrero, Subaru, Italia Camp, aziende di bevande e di ristorazione, aziende di vestiario sportivo, aziende di intrattenimento videoludico, e aziende locali, con i quali i contitolari potranno condividere dati connessi alle attività di marketing e promozione (tra i quali anche i materiali audio/video) in caso di consenso espresso dell’interessato
Professionisti per l’adempimento di obblighi fiscali e contabili
Servizio di pagamento PayPal
Partners delle attività sportive e organizzative quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: CONI, OPES (per l’attività di tesseramento), ai quali verranno forniti i dati necessari all’espletamento degli eventi e, in caso di consenso espresso dell’interessato, i dati connessi alle attività di marketing e promozione (tra i quali anche i materiali audio/video)
Consulenti e/o enti per la redazione e deposito dei bilanci nonché per l’emissione delle dichiarazioni ai fini della deducibilità delle donazioni
Personale operativo per gli aspetti che possano riguardarli secondo le modalità previste dalla legge
Per conoscere l’elenco dettagliato dei soggetti ai quali potranno essere comunicati i dati personali può rivolgersi alle scriventi società all’indirizzo della sede legale e/o all’indirizzo di posta elettronica del Data protection officer (Responsabile della Protezione dei dati personali) indicati nella presente informativa.
Trattamento e conservazione dei dati
Il trattamento dei dati personali consiste nella raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, strutturazione, adattamento, modifica, estrazione, consultazione, uso, raffronto, comunicazione dei medesimi dati, limitazione, cancellazione o distruzione. Il trattamento dei dati personali è effettuato per le finalità di cui sopra, con modalità manuali o automatizzate ed informatizzate in conformità a quanto stabilito dall’articolo 5 del GDPR, nel rispetto delle regole di liceità, correttezza, trasparenza, legittimità, riservatezza e sicurezza previste dalla normativa vigente. I dati saranno conservati per il periodo di tempo necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge. Per quanto attiene alle finalità di marketing/pubblicità i dati saranno conservati fino alla revoca da parte sua e comunque nel rispetto di quanto previsto dagli obblighi di legge.
I dati personali di natura audio/visiva potranno essere trattati dal Titolare nonché dagli sponsor dell’evento e dai partners (vedi Destinatari all’interno di questo documento) con le più varie modalità quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo: portali (ad es. sito web/facebook/quotidiani on line), social network, stampa, radio, televisione, volantini, manifesti, locandine, per finalità relative a operazioni promozionali connesse all’evento e per promuovere le attività svolte nel corso dell’evento medesimo.
Tra i diritti a lei riconosciuti ai sensi dell’art. 15 e seguenti del GDPR rientrano quelli di chiedere l’accesso ai suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti, l’aggiornamento; la cancellazione dei dati personali che la riguardano; la limitazione del trattamento dei suoi dati personali, la portabilità dei dati medesimi, opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati personali al ricorrere di situazioni particolari che la riguardano; revocare il consenso in qualsiasi momento ferma restando la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. A quest’ultimo riguardo con particolare riferimento al trattamento dei dati personali per le finalità relative al marketing, attività promozionali, invio di materiale pubblicitario relativo all’attività, ai prodotti ed ai servizi propri del titolare e degli sponsor la revoca del consenso potrà essere effettuata in ogni tempo con comunicazione scritta a mezzo di posta ordinaria da inviare alla sede delle società o all’indirizzo di posta elettronica del Data protection officer (Responsabile della Protezione dei dati personali).
Le comunichiamo infine che ella può proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it).
Modifiche ed aggiornamenti
La presente informativa potrà essere soggetta a modifiche ed integrazioni per adeguarla all’evoluzione normativa in materia di trattamento dei dati personali.
